Módulo de cartera de clientes

Preguntas frecuentes Cartera de Cliente

Tras las capacitaciones brindadas con motivo del lanzamiento de esta plataforma virtual, consideramos pertinente absolver los siguientes puntos:

1. ¿Cómo acceder?

Será posible acceder al aplicativo Cartera de Clientes mediante el Sistema SUCAMEC en Línea (SEL), para lo cual es necesario tener una cuenta de usuario creada en cualquiera de nuestras sedes administrativas a nivel nacional. (Mayor información: https://www.sucamec.gob.pe/web/index.php/buzon-electronico) Esta cuenta es de uso personal y contará con un usuario y clave de acceso por lo que, es importante señalar que toda información que se registre en la plataforma tiene la calidad de declaración jurada y se encuentra sujeta a fiscalización posterior.

2. ¿Es obligatorio el uso de la Plataforma Virtual Cartera de Clientes?

Sí, en mérito al artículo 25º de la Ley Nº 28879, Ley de Servicios de Seguridad Privada vigente en la actualidad, es obligación de todas las Empresas Especializadas informar a la autoridad competente el inicio de toda prestación de servicios a terceros, es decir, informar de cada contrato que celebren con cualquier persona natural o jurídica, ya sea de sector público o privado. En relación al uso de la plataforma virtual, a partir de su entrada en vigencia los contratos con terceros (clientes) únicamente podrán ser ingresados por este medio (de acuerdo a la Segunda Disposición Complementaria del Decreto Supremo N° 005-2014-IN y artículo 10 de la Ley Nº 30299, Ley de Armas de Fuego, Municiones, Explosivos, Productos Pirotécnicos y Materiales Relacionados de Uso Civil, ambas relacionadas a la implementación del RENAGI), salvo algunas excepciones relacionadas al peso del archivo adjunto (contrato). En este último caso, será necesario llenar el formato de la plataforma tal como lo señala el video instructivo y presentar vía mesa de partes el contrato en físico. Asimismo, es importante señalar que en relación a los contratos de eventos (sean espectáculos, certámenes o convenciones, de acuerdo al artículo 11 del Reglamento de la Ley Nº 28879, Ley de Servicios de Seguridad Privada, también deberán ser registrados por la Plataforma Virtual Cartera de Clientes. Esta situación no excluye al administrado de realizar el trámite pertinente a la solicitud de Autorización para la prestación de Servicios de Vigilancia Privada en Espectáculos, Certámenes y Convenciones (de acuerdo al Procedimiento Nº 61 del TUPA-SUCAMEC), el mismo que será realizado de manera presencial, es decir por mesa de partes.

3. ¿Es obligatorio adjuntar el contrato? ¿En qué momento?

Sí, es necesario adjuntar el contrato al registro realizado vía plataforma Cartera de Clientes, debido a que, es el único documento que acredita la existencia real de la prestación de servicios por parte de la Empresa de Seguridad. En relación a este ítem, es necesario recordar que por Ley existe un deber de reserva exigido a SUCAMEC y colaboradores, encontrándose prohibidos de divulgar bajo cualquier medio la información contenida en los formularios y contratos remitidos por los administrados, bajo responsabilidad civil, penal y administrativa. (Artículo 25.4 de la Ley Nº 28879, Ley de Servicios de Seguridad Privada). Referente a la oportunidad de registro, conociendo algunos impedimentos y dilaciones al momento de la firma del contrato, los mismos que fueron expuestas por los administrados en las capacitaciones realizadas por la SUCAMEC, únicamente se registrarán en el sistema una vez que los administrados posean el contrato con todas las firmas.

4. ¿Qué ocurrirá con los expedientes presentados por mesa de partes con anterioridad a la implementación del Módulo Cartera de Clientes?

La información de los expedientes presentados por mesa de partes con anterioridad a la implementación del Módulo Cartera de Clientes (27.11.2017) ha sido migrada al Módulo Cartera de Clientes. Sobre este particular, se debe tener en cuenta que solo se migraron los expedientes que fueron aprobados por la GSSP, más no los observados, que no fueron subsanados por los administrados.

5. ¿Cómo registro los términos de servicio de clientes, cuya comunicación de inicio fue presentada por mesa de partes con anterioridad a la implementación del Módulo Cartera de Clientes?

Las empresas de seguridad deben ubicar en el Módulo Cartera de Clientes el contrato que ha sido migrado y cambiar únicamente la FECHA DE FIN DE SERVICIO. En caso, no se ubique este registro en el Módulo Cartera de Clientes, se debe registrar nuevamente el inicio del servicio, indicando la fecha de su término.

6. ¿Qué sucede en el caso de observaciones?

En el caso de registrar el contrato mediante el Sistema Cartera de Clientes y existan observaciones por parte de la SUCAMEC al mismo, la observación será notificada vía Buzón Electrónico del Sistema SEL indicando el motivo de la misma .El plazo para subsanar es de DIEZ (10) días hábiles, bajo apercibimiento de tenerse como no presentado y se deberá volver a registrar.

7. ¿Qué hacer en el caso del “reten” o “descansero”?

Cuando exista eventualidades por parte del personal que presta servicios (permisos, enfermedad o algún impedimento que le impida asistir de forma normal al centro de trabajo, entre otros), de acuerdo a lo manifestado por los asistentes a las capacitaciones brindadas, cabe la posibilidad de que un personal extra cubra este servicio durante ese periodo breve de tiempo, el mismo que es llamado “reten” o “descansero”. Con relación a esta inquietud por parte de los administrados, si se da la posibilidad de que exista un personal de remplazo y no se encuentre consignado dentro de la relación de los agentes que prestan servicio, no será necesario registrarlo. En el eventual caso de una fiscalización, comunicar al fiscalizador los motivos del porqué el agente no se encuentra registrado, así como explicar los motivos de la inasistencia del personal titular.

8. ¿Qué hacer en el caso de cambio de Sede del cliente?

En caso el cliente para el que prestamos servicio cambia de sede, será necesario un nuevo registro del contrato, siguiendo los mismos pasos y consignando el lugar donde se brindará el servicio.

9. ¿En qué casos debe actualizarse al personal de Seguridad registrado en la Cartera de Clientes?

El Sistema Cartera de Clientes tiene la opción de cambiar o eliminar al personal de seguridad que en un inicio se registró como el que prestará el servicio en un determinado contrato y que por diversas circunstancias ya no lo harán e incorporar a personal nuevo, indicando los motivos que generaron este acto. Sin embargo, el único caso en el que la Empresa de Seguridad esté habilitada para actualizar o cambiar a un personal en el sistema será cuando ya no preste el servicio de seguridad privada de manera definitiva ya sea en la Empresa o en relación a ese contrato. Respecto a los casos de enfermedad, permiso o licencia del agente, no es necesario cambiar o eliminar del registro al personal, puesto que se tratan de eventualidades y no constituyen supuestos de abandono definitivo del servicio.

10. ¿Qué ocurre en caso se preste el servicio mediante Consorcios?

En el caso de unión de dos o más empresas con la finalidad de brindar un mismo servicio para un cliente en particular, será necesario que ambas empresas registren independientemente al personal que aportan para realizar el servicio, adjuntando ambas el mismo contrato firmado a nombre del consorcio. Asimismo, el formato del sistema contendrá la opción de seleccionar a la empresa con quien mantienen el consorcio. Por ejemplo, la Empresa de Seguridad A y la Empresa de Seguridad B deciden conformar el Consorcio “AB”, el mismo que firma contrato de seguridad (en calidad de consorcio “AB”) con la empresa XYZ. La empresa A aporta 10 agentes de seguridad mientras que B aportará 7 agentes. ¿Cómo se realizará el registro en el Sistema Cartera de Clientes? • La empresa A ingresará por medio de su usuario al Sistema SEL y llenará el formato de la plataforma “Cartera de Clientes”, consignando a sus 10 agentes de seguridad, seleccionando la opción “Consorcio” y registrando el nombre de la Empresa B. El archivo adjunto que subirá al sistema será el contrato firmado por la Empresa XYZ y el Consorcio “AB”. • De la misma forma, la empresa B ingresará por medio de su usuario al Sistema SEL y llenará el formato de la plataforma “Cartera de Clientes”, consignando a sus 7 agentes de seguridad, seleccionando la opción “Consorcio” y registrando el nombre de la Empresa A. El archivo adjunto que subirá al sistema será el contrato firmado por la Empresa XYZ y el Consorcio “AB”.

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